Ziele des Workflowmanagements (WFM) sind die Beschleunigung der Aufgabenverteilung und Informationsverteilung sowie die Erhöhung der Prozesssicherheit und Prozesstransparenz. Insbesondere komplexe Prozesse mit mehreren parallel durchzuführenden Aktivitäten, vielen Beteiligten und einer räumlichen Distanz zwischen einzelnen Akteuren, werden durch detaillierte und systematische Workflows handhabbar gemacht.

Das Workflowmanagement ist eine Vertiefung des Prozess- und Ressourcenmanagements, bei dem ein entwickelter Sollprozess hinsichtlich der operativ durchzuführenden Aktivitäten und des Zeitrahmens detailliert sowie mittels geeigneter Werkzeuge visualisiert und gesteuert wird. Das Fraunhofer IML gestaltet basierend auf der Methodik des Prozesskettenmanagements individuelle auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Workflow-Lösungen.

Ihr Nutzen

• Die Strukturierung und Standardisierung Ihrer Arbeitsabläufe durch einen Workflow steigert die Effizienz und Rückverfolgbarkeit Ihrer Prozesse
• Ihre Mitarbeiter werden von aufwendiger Routinearbeit und Prozesskoordination entlastet
  
• Informationen werden schnell an die richtigen Empfänger verteilt
• Durch eine zeitliche Verbindlichkeit der Prozessabläufe (Eskalationsmanagement) ergibt sich eine Verbesserung der Prozessqualität und Verkürzung der Bearbeitungszeit
• Sie erhalten Transparenz über den aktuellen Status Ihrer Prozesse

Unser Ansatz bei der Gestaltung einer individuellen Workflow-Lösung

Für ein Workflowmanagement geeignete Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen identifiziert die Abteilung Produktionslogistik im Rahmen einer Analyse der Istprozesse – bei Bedarf optimieren wir anhand des am Fraunhofer IML entwickelten Prozesskettenmanagements zunächst die Sollprozesse nach Ihren Zielkriterien. Eine besondere Eignung weisen zeitkritische Prozesse mit vielen Prozessbeteiligten, einer hohen Widerholhäufigkeit und einer hohen Verbindlichkeit auf. Beispiele hierfür sind Prozesse in der Konstruktion, der Angebotsklärung, im Projektmanagement oder im Reklamationsmanagement.

Diese Prozessabläufe werden in operative Aufgaben einzelner Prozessbeteiligter untergliedert und hinsichtlich ihrer notwendigen Informationen, Aufgabenbeschreibung und Fristigkeit detailliert. Hierbei entstehen prozedurale Regeln nach denen Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Teilnehmer zum nächsten weitergegeben werden. Teilnehmer eines Workflows können sowohl verschiedenen Funktionsbereiche Ihres Unternehmens, als auch Kunden oder Lieferanten sein. Weiterhin können je nach Grad der Unterstützung durch ein Informations- und Kommunikationssystem automatisierte Prozesse und Entscheidungen sowie andere Assistenzsysteme eingebunden werden.

Wir unterstützen Sie bei der Bewertung und Auswahl der einzubindenden Assistenzsysteme. Dazu dokumentieren wir die Anforderungen an ein WFM-System in einem Lastenheft und entwickeln mit Ihnen einen individuellen Business-Case [mehr].  

Darüber hinaus begleiten wir Sie bei der Realisierung und Parametrierung der einzelnen Workflows. Zusätzlich wird ein Controlling und Monitoring integriert, welches den Verlauf jedes Vorgangs protokolliert und seinen aktuellen Status transparent darstellt. Bei Abweichungen vom Workflow, wie fehlende Informationen oder Zeitüberschreitungen, sorgt ein Eskalationsmanagement für die schnelle Weiterführung des Prozesses.

Um die Nachhaltigkeit des Workflowmanagement-Gedankens in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten bezieht das Fraunhofer IML Ihre Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt in Form von Workshops und Schulungen ein.